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Tableaux de service et protection des données
Les tableaux de service sont délivrés et… on l’a attendu impatiemment, mais force est de constater que le vendredi tant désiré n’a pas été accordé. Celles et ceux qui travaillent dans les tours connaissent bien ce sentiment. Mais qu’à cela ne tienne, il suffit de contacter le ou la collègue et d’échanger le tour : jusqu’à présent on a toujours pu s’arranger. Cela pourrait-il toutefois changer ?
Depuis le 1er septembre 2023, la nouvelle loi sur la protection des données (LPD) est en vigueur et dans beaucoup de domaines, elle est la cause de pas mal de confusion et entraîne des différences de traitement dans la manière de divulguer les données. Remettons un peu d’ordre dans tout cela.
Loi sur la protection des données LPD
La LPD a toujours servi et sert encore à protéger les données personnelles contre toute intrusion, divulgation ou utilisation non autorisée. En principe, pour utiliser ces données il faut une autorisation. Mais toutes les données ne bénéficient pas de la même protection : seules les données personnelles sont protégées, soit toutes les données qui permettent d’identifier une personne. En font partie les noms, adresses et numéros de téléphone, les dates de naissance, les adresses électroniques.
Les données susmentionnées sont des données personnelles générales mais il existe, au-delà de cela, un domaine de protection particulier pour les données personnelles sensibles, par exemple les données médicales, les données sur la situation financière ou d’autres données dont la divulgation peut entraîner des préjudices personnels.
Ces données ne peuvent être traitées que dans un but contractuel ou légal. Elles doivent être en tout temps à disposition de la personne qui les a fournies, qui doit avoir la possibilité de les corriger. En particulier le traitement des données personnelles sensibles nécessite le consentement explicite de la personne concernée.
Les tableaux de service
Les tableaux de service contiennent toutes les données nécessaires sur les tours prévus pour chaque personne. Y figurent le nom, le numéro personnel, le numéro du tour de service avec les heures de début et de fin, le numéro de téléphone de service. Il ne s’agit donc pas de données personnelles sensibles et ces informations peuvent être traitées par les répartiteurs sans le consentement explicite de la personne concernée. Pour des raisons d’exploitation, les répartiteurs doivent avoir accès à toutes les données concernant toutes les personnes qu’ils doivent répartir.
Pour les collaborateurs·trices d’une équipe, ces données sont certes leurs données personnelles, mais constituent aussi des données d’exploitation. Elles sont nécessaires pour savoir quels tours il faut assurer, avec qui on travaille ou avec qui on pourrait éventuellement échanger son tour.
Dans un tel contexte, les tableaux de service ne violent pas la protection des données et il n’y a pas d’enjeu particulier, ils peuvent ainsi être divulgués aux personnes qui ont besoin de ces informations pour des raisons d’exploitation.
Seules les informations concernant les absences pour raison de santé pourraient être soumises à la réglementation spéciale qui concerne les données sensibles, car, pour la bonne marche de l’exploitation, les collègues ne doivent pas savoir si des personnes ne sont pas là à cause de problèmes de santé. Il leur suffit de savoir que ces personnes sont absentes.
On peut ainsi dire que les données des tableaux de service servent à des fins d’exploitation et qu’elles peuvent donc être traitées. Seules les données nécessaires à la réalisation du travail peuvent être consultées : pour les répartiteurs toutes les données concernant le personnel qu’ils doivent répartir et pour les collaborateurs·trices, toutes les données relatives à l’équipe. L’affichage ou la consultation sans communication des absences pour raisons de santé est en fait également autorisé du point de vue de la protection des données étant donné que cela sert les processus de l’entreprise, ce qui est prévu et nécessaire.
En conclusion, même si la nouvelle loi sur la protection des données est devenue beaucoup plus contraignante, il n’y a aucune raison de renoncer aux pratiques actuelles, d’autant plus qu’il est tout à fait souhaitable que les services ne soient pas échangés par le biais des répartiteurs mais directement en accord avec les supérieurs hiérarchiques.
Service juridique du SEV
