colpi di diritto
Piani di servizio e protezione dei dati
Piani di servizio: a volte, la trepidazione dell’attesa della loro comunicazione lascia il posto alla frustrazione, quando si constata che il giorno di libero richiesto non è stato concesso. È una situazione che chi lavora a turni ha senz’altro già vissuto e che conosce molto bene. Senza perdersi d’animo, si contattano colleghe e colleghi per chiedere loro un cambio di turno. Cosa che in genere riesce. Almeno sinora.
Dal 1° settembre 2023 è entrata in vigore la nuova legge sulla protezione dei dati (LPD) che continua a suscitare una certa confusione e a essere applicata in modi molto diversi quando si tratta di pubblicare dati. Tentiamo quindi di mettere un po’ d’ordine.
Legge sulla protezione dei dati LPD
La LPD ha lo scopo di proteggere i dati personali da accessi, divulgazioni o utilizzazioni non autorizzati. In linea di principio, per trattare i dati occorre un consenso. Tuttavia, non tutti i dati sono protetti allo stesso modo. La protezione si estende solo ai dati personali, ovvero a tutti quei dati che permettono di identificare una determinata persona. Tra questi rientrano generalmente nome, indirizzo, numero di telefono, data di nascita o indirizzo e-mail.
Oltre a questi dati personali generici, esiste un ambito per dati personali degni di particolare protezione, come ad esempio informazioni mediche, dati sulla situazione finanziaria o altri dati la cui divulgazione potrebbe comportare svantaggi personali.
I dati possono essere trattati solo per scopi contrattuali o legali. Devono essere sempre accessibili alla persona interessata e corretti in caso di errori. Per il trattamento dei dati particolarmente sensibili, è necessario il consenso esplicito della persona interessata.
Il piano di servizio
Il piano di servizio contiene tutte le informazioni necessarie sui turni previsti per ciascuna persona: nome, numero personale, numero del rispettivo turno con orario di inizio e fine e numeri dei telefoni di servizio. Non trattandosi di dati personali degni di particolare protezione, questi possono essere trattati senza un consenso esplicito dai distributori che, per ragioni operative, devono disporre dei dati di tutti i collaboratori che rientrano nel piano di servizio.
Per i membri di un team, questi dati possono essere considerati, da un lato, propri dati personali, ma dall’altro anche dati aziendali, necessari per conoscere il turno che si è chiamati a svolgere, ma anche con chi si lavora o con chi è eventualmente possibile effettuare uno scambio.
In quest’ottica, il piano di servizio non presenta particolari rischi di violazione della protezione dei dati e può quindi essere reso accessibile alle cerchie di personale che, per motivi operativi, necessitano di queste informazioni.
Fanno eccezione unicamente le assenze per motivi di salute, le quali rientrano nella categoria dei dati degni di particolare protezione. Non vi sono infatti ragioni operative che rendono necessario sapere che un collaboratore è assente per motivi di salute, ma è sufficiente essere informati della sua assenza.
Si può quindi affermare che, siccome i dati contenuti nei piani di servizio servono a scopi operativi, possono essere trattati. Possono essere visualizzati solo i dati necessari per lo svolgimento delle rispettive mansioni: per chi pianifica, tutti i dati dei collaboratori da pianificare; per i collaboratori, tutti i dati del proprio team. L’affissione o la consultazione dei turni, senza indicazione delle assenze per motivi di salute, è consentita quindi anche dal punto di vista della protezione dei dati, poiché serve al funzionamento dell’attività, è prevista e necessaria.
Nonostante la nuova legge sulla protezione dei dati risulti molto più dettagliata, non vi è alcun motivo di abbandonare le pratiche seguite in precedenza, anche perché tutte le parti preferirebbero che i cambi di turno possano avvenire in accordo con i superiori, senza dover passare necessariamente dai distributori.
Servizio giuridico del SEV
